Inleiding:
De afgelopen jaren is gebleken dat bestuur en commissies gezamenlijk hun best deden om de hoofdtaken voor de leden te organiseren. Dat ging best goed maar kreeg de kanttekening dat de bestuursleden veel bezig waren in de operationele uitvoering en besturen eigenlijk een ondergeschikte rol had. In 2009 is onder de leden een enquête gehouden wat hem/haar bindt met de vereniging, wat goede en minder goede zaken zijn en welke aanpassingen men graag zou zien in onze vereniging. De goede response van deze enquête bracht de noodzaak aan het licht om de vereniging te herstructureren en rijp te maken voor de toekomst. Met behulp van een verenigingsbegeleider zijn we bezig onze koers te wijzigen waardoor uiteindelijk de vereniging meer stabiliteit en continuïteit krijgt. Het bestuur zal zich minder met de uitvoering bezighouden en krijgt daardoor meer gelegenheid om zich op het meerjaren beleid te richten. 
Op de ALV van 23 maart jl. werd met een presentatie WVZ-in-beweging.pdf hiervoor de eerste aanzet gegeven.

Uitwerking:
Het organogramis de basis van de organisatie van de WVZ -vereniging . Vanuit het  WVZ-Organogram.pdf  kun je met hyperlinks naar de verschillende commissie omschrijvingen, functie beschrijvingen,  en de eventuele vacatures  Vacature_overzicht.pdf doorklikken.

De organisatie van de Watersportvereniging Zeewolde bestaat uit het Bestuur (vijf bestuursleden) en verschillende Commissies. Elk bestuurslid heeft een aantal commissies aan zich gebonden en is daarmee voor die commissies portefeuillehouder.

De Commissies functioneren zelfstandig met een eigen verantwoordelijkheid.  De commissies realiseren het jaarplan.

Het Bestuur is verantwoordelijk voor het meerjaren beleid en de strategie om toekomstige doelstellingen te verwezenlijken.  Het bestuur zorgt richting de commissies voor mensen (uitbesteed aan de vrijwilligerscommissie) en middelen (geld). Het meerjarenplan WVZ-meerjarenplanning.pdf is een afgeleide van de Structuurvisie.

Om de doelstellingen gerealiseerd te krijgen is het nodig duidelijke afspraken te m aken in onderlinge samenspraak tussen bestuur en commissies.  Elk najaar zal volgens afspraak een aantal stappen worden ondernomen met als doel om op 1 april van het volgende jaar een planning te hebben wat uitvoerbaar is en door de ledenvergadering is goedgekeurd.

Het bestuur zal de commissie voor het komende jaar duidelijkheid geven welke doelstelling(en) nagestreefd wordt (worden). Hierop zal de commissie een voorstel voor een jaarplan WVZ-concept-jaarplan.pdf indienen, voorzien van een begroting. Het jaarplan wordt volgens een aangeleverd format opgemaakt. Gezamenlijk wordt het ingediende jaarplan en benodigde budget besproken en indien nodig aangepast.

Onderstaand tijdschema dient hiervoor als referentie:

Voor 1 november benaderen bestuursleden per portefeuille de commissies voor het indienen van het jaarplan.
Op 15 december hebben de commissies hun jaarplan en begroting ingediend bij het bestuur.
In de maand januari wordt het ingediende jaarplan en budget door bestuur en commissie gezamenlijk besproken. Het is niet nodig dat betreffende commissie en bestuur voltallig in deze bespreking aanwezig zijn.
Op 15 februari is de activiteiten kalender per concept gereed voor publicatie in de eerste Bolton en op de website.
Op 1 april hebben alle jaarplannen inclusief het budget het mandaat gekregen van de ledenvergadering.

Dit houdt voor het bestuur in dat na 31 januari de begroting van het komende jaar gemaakt moet worden en de concept jaarplannen inclusief begroting aan de leden kenbaar gemaakt moeten worden voor de eerste ALV welke voor 1 april zal plaatsvinden.

Voor alle leden is de uitwerking van de jaarplannen te zien in de agenda op de website. Bij elke activiteit staat een contactpersoon vermeld die informatie kan geven.

-----------
Het bestuur vertaalt het te voeren beleid in een meerjarenplan WVZ-meerjarenplanning.pdf . Het bestuur draagt hierin de verantwoordelijkheid dat de verschillende plannen uitvoerbaar en toetsbaar zijn. Met toetsbaar wordt hier bedoeld dat op vooraf gesproken tijden getoetst kan worden wat gereed is. Zo nodig kan het beleid dan bijgesteld worden.

Het meerjarenplan heeft een tijdspanne van 4 jaar. De structuurvisie 2015 is de basis voor het meerjarenplan. Vanwege de veranderingen die de vereniging op dit moment meemaakt is het meerjarenplan beperkt tot medio 2011 met als zwaartepunt het nieuwe clubschip. De commissie SV2015 wordt gevraagd het tijdschema voor de jaren daarna verder uit te werken.

Ook gaan er in de toekomst aanpassingen op de website plaatsvinden. Het doel is de website zo in te richten dat het een interactieve medium wordt waarlangs commissies, bestuur en leden met elkaar gaan communiceren. Het wordt de plek om informatie te verkrijgen of om informatie uit te dragen. Als voorbeeld kun je denken aan een “Kenniscentrum” waar allerlei praktische zaken van de vereniging te vinden zijn, of een mogelijkheid voor een Log-IN waar men de eigen gegevens kan aan passen en up-to-date kan houden.

In november 2010 is op de tweede ALV van de leden instemming gevraagd en verkregen voor deze nieuwe structuur en werkwijze.